Informativa Privacy

Ultimo aggiornamento: 28 luglio 2026

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1. Titolare del Trattamento / Data Controller

Cosmetic Solutions S.r.l.

Via Niccolò Tommaseo 11 59100 Prato (PO) – Italia

• P. IVA: 02636630978

• Email: info@consulting-in-cosmetics.com

• PEC: cosmeticsolutions@pec.it

• Sito web: www.cosmetic-solutions.it

• Telefono: +39 338 3446012

Il Titolare garantisce che il trattamento dei dati personali avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679.

Per dimensioni organizzative non è previsto il Data Privacy Officer (DPO).

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2. Tipologie di Dati Raccolti

2.1 Dati forniti volontariamente dall’utente

• Nome e cognome

• Dati aziendali (ragione sociale, P. IVA, indirizzo)

• Contatti (email, telefono, PEC)

• Dati tecnici legati alla consulenza cosmetica (PIF, formule, documenti, R&D, GMP...)

• Documenti contrattuali e di fatturazione

2.2 Dati raccolti automaticamente

• Cookie tecnici

• Cookie analitici (se anonimizzati)

• Log di sistema e indirizzi IP

• Dati di navigazione e interazione con il sito

2.3 Dati particolari

Non trattati, salvo eventuale necessità di tutela legale.

 

3. Finalità e base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati ha le seguenti finalità:

• Esecuzione dei servizi di consulenza in campo cosmetico, chimico e farmacologico, compresi gli obblighi normativi derivanti:

  • controlli regolatori generici;

  • dichiarazioni, registrazioni o altri adempimenti di natura regolatoria;

  • elaborazione di modelli di autocertificazione per la comunicazione con clienti e/o Autorità di Controllo;

  • elaborazione di pratiche e modelli per iscrizioni, variazioni e cessazioni destinati agli Enti territorialmente competenti e alle Autorità di controllo;

  • compilazione di pratiche e istanze per il rilascio o il rinnovo di autorizzazioni e licenze rilasciate da qualsiasi Ente o Autorità;

  • elaborazione di modelli di pagamento per tasse, abbonamenti e registrazioni;

  • consulenza aziendale, tecnico-scientifica e regolatoria in generale.

• Gestione di specifiche richieste e comunicazioni via email, PEC, telefono e moduli del sito.

• Gestione contrattuale, amministrativa e contabile.

• Adempimento degli obblighi di legge (fatturazione, normative UE, sicurezza dei prodotti).

• Invio di aggiornamenti di carattere tecnico-regolatorio in ambito chimico e cosmetico e comunicazioni tecniche e operative inerenti ai servizi svolti.

• Tutela legale e gestione del contenzioso.

• Funzionamento tecnico del sito web e sicurezza informatica.

• Marketing diretto, svolto solo previo consenso esplicito.

Le principali basi giuridiche del trattamento sono:

• Art. 6, par. 1, lett. b): esecuzione del contratto o misure precontrattuali.

• Art. 6, par. 1, lett. c): adempimenti legali.

• Art. 6, par. 1, lett. f): legittimo interesse del Titolare.

• Art. 6, par. 1, lett. a): consenso per newsletter, marketing e cookie non tecnici.

 

4. Natura dei dati personali

Ai fini dell’indicato trattamento, il Titolare potrà venire a conoscenza di dati definiti “sensibili” ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679, quali quelli idonei a rivelare l’origine razziale o etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, l’adesione ad associazioni od organizzazioni a carattere religioso o filosofico.

Costituiscono oggetto di trattamento i dati personali, sensibili e giudiziari, inerenti allo svolgimento del servizio atteso e/o richiesto.

Durante l’erogazione del servizio potrebbe essere necessario acquisire ed effettuare operazioni di trattamento di dati personali sensibili e giudiziari. Rimane inteso il relativo consenso implicito a seguito del ricevimento degli esiti di tali operazioni.

 

5. Fonte da cui provengono i dati personali

I dati personali provengono da:

1. copie di documenti di identità necessari per l’identificazione dei clienti;

2. copie di visure camerali;

3. copie di atti costitutivi e modificativi di società;

4. fatture e corrispondenza attiva e passiva, con indicazione dei dati fiscali e civilistici obbligatori per legge, volti a individuare i soggetti fra i quali è intercorso un rapporto giuridico o economico;

5. copie di documenti e autorizzazioni varie, in genere utili per comunicazioni a enti pubblici;

6. dati bancari e/o postali e relativa documentazione collegata, quali assegni, ricevute bancarie di pagamento e incasso, cambiali e altri titoli di credito o documenti attinenti ai rapporti con istituti di credito;

7. polizze assicurative per responsabilità civile relativa a rischi aziendali e personali;

8. dichiarazioni fiscali obbligatorie dalle quali si desumono altresì dati anagrafici e parentali;

9. ricevute relative ad adempimenti regolatori;

10. copie di atti di proprietà e mutui relativi a immobili;

11. copie di atti costitutivi e modificativi di società;

12. ogni altra documentazione o comunicazione utile e/o necessaria per l’espletamento delle attività di consulenza.

 

6. Modalità del trattamento

In relazione alle indicate finalità, il trattamento avviene mediante:

• strumenti digitali e cartacei;

• misure tecniche di sicurezza (crittografia, firewall, cloud europeo, backup);

• accesso limitato al personale autorizzato;

• policy interne e tracciamento degli accessi.

Il trattamento dei dati è realizzato dai soggetti e con le modalità seguenti:

1. dal Titolare e/o dagli incaricati del trattamento;

2. per mezzo delle operazioni o del complesso di operazioni indicate quali raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distribuzione dei dati;

3. con l’utilizzo di procedure anche informatizzate, nei modi e nei limiti necessari per perseguire le predette finalità.

 

7. Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

I dati possono essere comunicati a:

• enti pubblici e soggetti cui la facoltà di accesso è riconosciuta in forza di provvedimenti normativi;

• collaboratori esterni vincolati da NDA e dipendenti, nell’ambito delle relative mansioni;

• organismi notificati e laboratori, quando la comunicazione risulti necessaria o funzionale allo svolgimento della nostra attività, ad esempio per prove di sicurezza;

• fornitori di servizi cloud con sede nell’Unione Europea;

• consulenti fiscali e legali;

• soggetti destinatari per obblighi di legge.

Nessun dato è ceduto a terzi per fini commerciali.

Salvo espresso diniego, il marchio/logo aziendale e/o i marchi commerciali potranno essere diffusi nella home page del portale web al fine di valorizzare e diffondere la collaborazione con istituti e marchi rinomati nel settore.

 

8. Modalità e durata della conservazione dei dati personali

Tutti i documenti sono detenuti in cloud presso server sicuri e sono regolarmente soggetti a backup. I documenti sono consultati solo per motivi inerenti alla consulenza prestata e sono disponibili in copia al cliente che ne faccia richiesta.

La durata della conservazione dei dati trattati è la seguente:

• Dati contrattuali e amministrativi: 10 anni.

• Dati tecnici cosmetici (PIF, audit, GMP): per la durata del contratto più 5 anni. I PIF sono conservati per 10 anni dopo la cessata commercializzazione del prodotto.

• Dati marketing e newsletter: fino alla revoca del consenso.

• Log tecnici del sito: da 30 a 180 giorni.

• Cookie: secondo la durata tecnica indicata nella relativa sezione.

Alla scadenza, i dati possono essere cancellati a seguito di esplicita richiesta. Ogni documentazione sarà trasmessa in copia al cliente e successivamente cancellata in via definitiva.

I documenti contrattuali e, in rare eccezioni, alcuni documenti inerenti all’attività di consulenza sono conservati in copia cartacea presso la sede aziendale. I documenti sono conservati per i tempi previsti dalla legge e successivamente distrutti tramite aziende specializzate o restituiti in originale a seguito di esplicita richiesta.

 

9. Trasferimento dei dati personali verso Paesi terzi

Per il trattamento dei dati personali non è previsto il trasferimento dei dati in Paesi extra-UE o a organizzazioni internazionali, salvo esplicita richiesta.

Eventuali trasferimenti, ad esempio connessi all’utilizzo di servizi cloud, avverranno solo mediante:

• Paesi destinatari di una decisione di adeguatezza;

• Standard Contractual Clauses (SCC);

• misure tecniche aggiuntive di protezione.

 

10. Diritti dell’interessato

L’utente può esercitare i diritti previsti dal Regolamento (UE) 2016/679.

10.1 Diritto di accesso e di rettifica – artt. 15 e 16

L’interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:

1. le finalità del trattamento;

2. le categorie di dati personali in questione;

3. i destinatari o le categorie di destinatari ai quali i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di Paesi terzi o organizzazioni internazionali;

4. il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;

5. l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al Titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali, la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;

6. il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo;

7. l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché sull’importanza e sulle conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.

10.2 Diritto alla cancellazione («diritto all’oblio») – art. 17

L’interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Il Titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali, se sussiste uno dei motivi seguenti:

1. i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;

2. l’interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento conformemente all’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), o all’articolo 9, paragrafo 2, lettera a), e non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;

3. l’interessato si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 2;

4. i dati personali sono stati trattati illecitamente;

5. i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il Titolare del trattamento;

6. i dati personali sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione di cui all’articolo 8, paragrafo 1, del Regolamento (UE) 2016/679.

10.3 Diritto di limitazione del trattamento – art. 18

L’interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi:

1. l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al Titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati;

2. il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali, chiedendo invece che ne sia limitato l’utilizzo;

3. benché il Titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;

4. l’interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, del Regolamento (UE) 2016/679, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato.

10.4 Diritto alla portabilità dei dati – art. 20

L’interessato ha il diritto di ricevere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che lo riguardano forniti a un Titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro Titolare del trattamento senza impedimenti da parte del Titolare del trattamento.

10.5 Diritto di opposizione – art. 21

L’interessato ha il diritto di opporsi al trattamento dei propri dati personali in qualsiasi momento. È possibile farlo per motivi connessi alla propria situazione particolare o, senza dover fornire alcuna motivazione, per scopi di marketing diretto, come la pubblicità e le ricerche di mercato.

10.6 Revoca del consenso al trattamento

È riconosciuta la facoltà di revocare il consenso al trattamento dei propri dati personali inviando una raccomandata A/R al seguente indirizzo:

Cosmetic Solutions S.r.l. Via Niccolò Tommaseo 11 59100 Prato – Italia

In alternativa, è possibile inviare una PEC a cosmeticsolutions@pec.it.

La richiesta deve essere corredata da una fotocopia del documento di identità e riportare il seguente testo:

Revoca del consenso al trattamento di tutti i miei dati personali.

Al termine dell’operazione, i dati personali saranno rimossi dagli archivi entro 60 giorni, fatti salvi i dati la cui conservazione è obbligatoria ai sensi della normativa vigente.

Per ottenere maggiori informazioni sul trattamento dei dati personali o esercitare i diritti descritti nella presente sezione, è possibile inviare una raccomandata A/R all’indirizzo sopra indicato, una PEC a cosmeticsolutions@pec.it oppure un’email a info@consulting-in-cosmetics.com.

Prima di fornire o modificare qualsiasi informazione, potrebbe essere necessario verificare l’identità del richiedente e sottoporgli alcune domande. Una risposta sarà fornita entro 10 giorni.

 

11. Sicurezza dei dati

Al fine di garantire la sicurezza dei dati trattati, il Titolare adotta le seguenti misure:

• crittografia dei dati;

• autenticazione a due fattori;

• backup sicuri;

• controllo degli accessi;

• politiche di riservatezza;

• formazione interna sul GDPR.

 

12. Cookie Policy

 

12.1 Cookie tecnici necessari

Sono utilizzati per il funzionamento del sito, il salvataggio delle preferenze e la navigazione interna.

• Durata: dalla sessione fino a 12 mesi.

• Consenso: non richiesto.

12.2 Cookie analitici

Sono utilizzati per:

• Google Analytics con indirizzo IP anonimizzato;

• raccolta di dati aggregati sulle visite.

• Durata: da 1 a 24 mesi.

• Consenso: richiedono il banner se non anonimizzati.

12.3 Cookie di profilazione opzionali

Non sono attivi per impostazione predefinita.

Richiedono il consenso esplicito dell’utente.

 

13. Gestione dei cookie – Banner e preferenze

L’utente può:

• accettare o rifiutare le categorie di cookie;

• modificare le proprie preferenze tramite il link “Gestisci Cookie”;

• cancellare i cookie dal browser.

 

14. Autorità di controllo competente

L’interessato ha il diritto di presentare un reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali se ritiene che i propri dati siano stati violati, secondo quanto previsto dal GDPR e dal Codice in materia di protezione dei dati personali.

Il reclamo può essere inviato per iscritto tramite raccomandata, PEC, consegna a mano oppure attraverso la modulistica online disponibile sul sito del Garante.

Garante per la Protezione dei Dati Personali www.garanteprivacy.it

 

15. Modifiche all’informativa

Il Titolare si riserva la facoltà di aggiornare la presente informativa.

Le modifiche saranno pubblicate sul sito e diventeranno efficaci al momento della pubblicazione.

 

16. Contatti Privacy

Titolare: Cosmetic Solutions S.r.l.

Email: info@consulting-in-cosmetics.com

PEC: cosmeticsolutions@pec.it