PPWR: quali obblighi sono già applicabili e che cosa devono fare oggi le aziende

Dal 12 agosto 2026 il Regolamento (UE) 2025/40 sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio, conosciuto come PPWR, è direttamente applicabile in tutta l’Unione europea. Questo non significa, però, che tutte le sue prescrizioni siano già operative: il regolamento segue un calendario progressivo che arriverà a piena attuazione nei prossimi anni.

Vediamo quindi che cosa è già obbligatorio, chi ne risponde e quali documenti devono essere predisposti.

Che cosa è già applicabile?

Oggi sono già applicabili gli obblighi che riguardano i soggetti della filiera e la documentazione di conformità: articoli 15-21 e articoli 38-39. Il fabbricante deve quindi valutare la conformità dell’imballaggio, predisporre il fascicolo tecnico e rilasciare la dichiarazione UE di conformità.

Tra le prescrizioni degli articoli 5-12 sono già rilevanti:

• l’articolo 5, relativo alle sostanze presenti negli imballaggi, compreso il limite complessivo di 100 mg/kg per piombo, cadmio, mercurio e cromo esavalente;

• l’obbligo generale di minimizzare la presenza delle sostanze che destano preoccupazione;

• i limiti sui PFAS, ma esclusivamente per gli imballaggi destinati al contatto con alimenti;

• l’articolo 11, quando l’imballaggio è dichiarato riutilizzabile.

Non sono invece ancora pienamente operative le nuove classi di riciclabilità dell’articolo 6, le percentuali minime di plastica riciclata dell’articolo 7, i requisiti di compostabilità dell’articolo 9, la minimizzazione prevista dall’articolo 10 e la nuova etichettatura armonizzata dell’articolo 12. Queste prescrizioni entreranno gradualmente in applicazione dal 2028 e, soprattutto, dal 2030. L’articolo 8, sulle materie prime a base biologica, non contiene attualmente un autonomo requisito di conformità da applicare agli imballaggi.

La dichiarazione deve quindi riportare soltanto le prescrizioni effettivamente applicabili alla data di immissione sul mercato, indicando come “non applicabili” o “non ancora applicabili” quelle la cui decorrenza è futura.

Chi è responsabile della conformità?

Nella situazione più comune per le aziende cosmetiche, il fabbricante PPWR è il soggetto giuridico che fa progettare o fabbricare il prodotto imballato e lo commercializza con il proprio nome o marchio. È questo soggetto che deve assicurare la conformità dell’imballaggio finale, anche quando la produzione del bulk, il riempimento o la fabbricazione dei componenti sono affidati a terzi.

Il fornitore è normalmente l’impresa che fabbrica fisicamente e consegna il materiale di imballaggio o i suoi componenti: flacone, vaso, pompa, tappo, etichetta o astuccio. Deve fornire al fabbricante tutte le informazioni, le specifiche e le prove necessarie alla valutazione. Una generica dichiarazione del fornitore non sostituisce il fascicolo tecnico del prodotto imballato e, normalmente, il fornitore non firma la dichiarazione finale.

L’importatore è il soggetto stabilito nell’Unione che immette sul mercato un imballaggio o un prodotto imballato proveniente da un Paese terzo. Non è un semplice controllore: può immettere sul mercato soltanto imballaggi conformi e deve assicurarsi che siano stati predisposti valutazione di conformità, fascicolo tecnico, dichiarazione, identificazione ed etichettatura. Deve inoltre conservare la dichiarazione, rendere disponibile il fascicolo e intervenire con correzione, ritiro o richiamo se emerge una non conformità. Se commercializza l’imballaggio sotto il proprio nome o marchio, oppure lo modifica in modo rilevante, assume direttamente gli obblighi del fabbricante.

Il distributore è invece l’operatore della catena commerciale, diverso dal fabbricante e dall’importatore, che rende disponibile l’imballaggio sul mercato. Deve agire con la dovuta diligenza e verificare la presenza delle informazioni obbligatorie e, quando richiesto, della registrazione EPR. Non deve normalmente predisporre il fascicolo o la dichiarazione, salvo che apponga il proprio marchio o modifichi l’imballaggio in modo tale da poterne compromettere la conformità.

Fabbricante e produttore EPR non sono la stessa cosa

Il “produttore” è una qualifica territoriale collegata alla responsabilità estesa del produttore, o EPR. È il soggetto che mette per la prima volta l’imballaggio o il prodotto imballato a disposizione nel territorio di uno Stato membro.

Fabbricante e produttore possono coincidere quando il titolare del marchio vende nel proprio Paese. Possono coincidere anche quando il fabbricante vende direttamente a consumatori o utilizzatori finali di un altro Stato membro: in questo caso diventa produttore EPR anche nel Paese di destinazione. Se invece la vendita avviene a un distributore locale che successivamente rivende i prodotti, il produttore EPR può essere il distributore.

Questa qualifica deriva dal flusso commerciale effettivo e non può essere attribuita liberamente mediante contratto.

Gli obblighi EPR comprendono la registrazione nel Paese interessato, l’adesione al sistema collettivo applicabile, la comunicazione dei quantitativi e il pagamento dei contributi necessari a finanziare raccolta, selezione, riciclo e gestione dei rifiuti di imballaggio.

Fascicolo tecnico e dichiarazione di conformità

Il fascicolo tecnico previsto dall’allegato VII deve dimostrare perché l’imballaggio è conforme. Deve contenere, secondo pertinenza, la descrizione dell’imballaggio e del suo uso, la distinta dei componenti e dei materiali, i documenti dei fornitori, l’analisi dei rischi di non conformità, le prove, i calcoli e i riferimenti alle norme armonizzate, alle specifiche comuni o alle altre specifiche tecniche utilizzate.

La dichiarazione dell’allegato VIII è il documento finale con cui il fabbricante assume la responsabilità della conformità. Deve avere un numero identificativo univoco, opportunamente gestito con una sequenza progressiva, e deve identificare con precisione l’imballaggio al quale si riferisce.

Non è prudente utilizzare una dichiarazione generica valida per tutte le referenze aziendali. La dichiarazione deve essere emessa per ciascun tipo, formato, lotto o serie di imballaggio chiaramente identificabile. Referenze diverse possono essere accorpate soltanto quando condividono realmente la stessa configurazione di imballaggio, la stessa valutazione e lo stesso fascicolo tecnico. In mancanza di questa corrispondenza, devono essere predisposte dichiarazioni separate.

Quanto dura la dichiarazione?

La dichiarazione non ha una scadenza prestabilita. I cinque anni previsti per gli imballaggi monouso e i dieci anni per quelli riutilizzabili sono periodi di conservazione, non termini di validità.

L’obbligo di mantenerla aggiornata non significa che debba essere riemessa ogni anno. L’aggiornamento è necessario quando cambia in modo sostanziale:

1. la progettazione, il formato, i materiali o i componenti dell’imballaggio;

2. il fornitore o il processo produttivo, quando la variazione incide sulle evidenze disponibili;

3. l’uso previsto o l’interazione tra imballaggio e prodotto;

4. la normativa applicabile, una norma armonizzata, una specifica comune o il risultato della valutazione di conformità.

In assenza di variazioni sostanziali, la dichiarazione continua a essere valida.

Vendita in altri Paesi europei

Quando il prodotto imballato viene venduto in un altro Stato membro, occorre verificare sia gli obblighi documentali sia quelli EPR del Paese di destinazione.

La dichiarazione deve essere redatta o tradotta nella lingua o nelle lingue richieste dallo Stato membro. Non esiste ancora un’autorizzazione generale all’utilizzo dell’inglese in tutta l’Unione. Alcuni Paesi lo hanno però già ammesso: la Germania, ad esempio, consente di conservare la dichiarazione in tedesco o in inglese.

Microimprese: attenzione, non è un’esenzione generale

Quando una microimpresa fa realizzare un imballaggio o un prodotto imballato con il proprio nome o marchio e il fornitore è stabilito nello stesso Stato membro, il PPWR considera fabbricante il fornitore.

La microimpresa dovrebbe quindi ottenere una dichiarazione che identifichi l’unità completa di imballaggio e verificare per iscritto che il fornitore assuma effettivamente il ruolo di fabbricante PPWR.

Se flacone, chiusura, etichetta e astuccio provengono da fornitori indipendenti e nessuno assume la responsabilità dell’unità completa, non è prudente considerarsi automaticamente esentati. Le dichiarazioni dei singoli componenti costituiscono documentazione di supporto, ma non si sommano automaticamente per formare la dichiarazione finale.

SoC e PFAS: qual è la situazione attuale?

Per le sostanze che destano preoccupazione, o SoC, non esiste ancora un elenco PPWR definitivo e vincolante. ECHA sta completando lo studio che dovrà supportare la relazione della Commissione prevista entro il 31 dicembre 2026. Eventuali elenchi circolati durante questa fase sono documenti di lavoro e non costituiscono ancora nuove restrizioni.

Resta però già applicabile l’obbligo generale di minimizzarne la presenza, da documentare con un approccio basato sul rischio.

La restrizione quantitativa sui PFAS è invece già operativa, ma riguarda esclusivamente gli imballaggi a contatto con alimenti. Non si applica automaticamente agli imballaggi cosmetici o ad altri imballaggi non alimentari, ferma restando l’applicazione di eventuali restrizioni previste da REACH, POP o altre normative sulle sostanze chimiche.

Il prossimo scenario

Dal 2028 arriveranno progressivamente l’etichettatura armonizzata e i requisiti di compostabilità. Dal 2030, o dalle successive date collegate all’adozione degli atti attuativi, diventeranno centrali progettazione per il riciclaggio, contenuto minimo riciclato, minimizzazione di peso e volume, limiti allo spazio vuoto, restrizioni di alcuni formati e obiettivi di riutilizzo. Dal 2035 la riciclabilità dovrà essere dimostrata anche “su larga scala”.

Il fascicolo predisposto oggi dovrà quindi essere costruito in modo da poter essere aggiornato senza ripartire ogni volta da zero.

Le soluzioni di Cosmetic Solutions

Cosmetic Solution offre vari servizi di supporto per la conformità al nuovo regolamento PPWR.

Il servizio base comprende la cessione del modello editabile di dichiarazione UE di conformità e delle relative istruzioni. La valutazione, la compilazione, la firma e gli aggiornamenti rimangono a carico del cliente.

Il servizio completo PPWR comprende invece l’individuazione del ruolo dell’impresa, la verifica dei requisiti applicabili, la valutazione della documentazione dei fornitori, la predisposizione del fascicolo tecnico e la redazione delle dichiarazioni di conformità per i prodotti imballati interessati.

Per le imprese che desiderano affidare anche la gestione continuativa della conformità, Cosmetic Solutions può inoltre assumere, mediante specifico mandato, il ruolo di rappresentante autorizzato ai sensi dell’articolo 17: redazione e conservazione delle dichiarazioni, gestione documentale e rapporti con le autorità, ferma restando la responsabilità legale del fabbricante sulla conformità degli imballaggi.